CRM для рекламного производства

Ребята обратились к нам по рекомендации «внедрить Битрикс24». Молодая команда профессионалов из почти 50 человек, которая уже на старте решила сделать все «правильно».

Мы быстро нашли общий язык, так как у нас уже был опыт работы с рекламным производством, мы уже внедряли автоматизацию в 2-х компаниях из данной сферы, но из других городов. Мы точно знали основные боли данной ниши, поэтому предложили готовый стартовый пакет, решающий 80 % болей РПГ «ТриНоми».

В компании 2 направления – наружная реклама и производство нестандартных рекламных конструкций. И если с воронкой по работе с наружкой все стандартно, то с воронкой по второму направление не так все просто.

Менеджер работает с клиентом не только при продаже, но в процессе изготовления конструкции, вплоть до монтажа и подписания закрывающих документов. Однако, за процесс производства отвечает руководитель отдела производства (в отделе 6 цехов), а менеджер по продажам не оказывает прямого влияния на процесс изготовления. Монтаж конструкции по завершении производства делают выездные мастера. Это означало, что для оказания качественной услуги менеджеру необходимо иметь полную информацию о стадии изготовления, сроках и пр. Чтобы это стало возможным недостаточно дружного коллектива, требуется единое пространство для работы и качественные коммуникации.

Проблемы в процессе продаж

Отсутствовали цифровые коммуникации между отделом продаж и производством, что с увеличением входящего трафика могло дать сбой по обратной связи между отделами, и затруднить коммуникацию менеджера с клиентом.

После аудита бизнес-процессов в компании мы разработали подробный чек-лист внедрения для CRM.

Что было сделано:

Воронки продаж

Настроили 2 воронки продаж по направлениям сделок, плюс микро-воронку по работе с лидами, чтобы избежать захламления клиентской базы в CRM. Добавили пользовательские поля и обновили справочники по источникам обращений, ввели стадии по квалификации потенциальных клиентов. Появилась прозрачность в работе со сделками. Стадия воронки продаж показывает, на каком этапе работ находится заказ. Менеджеры отслеживают договоренности с клиентами с помощью поставленных задач. А значит менеджер всегда знает, что сказать клиенту.

Шаблон коммерческого предложения

Крайне важно минимизировать рутинные действия сотрудников, чтобы они могли уделять время более значимым делам, - для этой цели мы создали в CRM авто-генерацию коммерческого предложения в PDF с подписью и печатью, чтобы каждый менеджер мог в пару кликов создать КаПэ для клиента.

Подключили IP-телефонию Zadarma и запись звонков

Звонок клиента, с которым уже ведется работа, перенаправляется на закрепленного за ним менеджера. Звонок от нового клиента распределяется по всем менеджерам. При пропущенном звонке создается карточка Лида и задача перезвонить клиенту. Разговоры записываются, руководитель может не только увидеть статистику по звонкам, но и прослушать звонки.

Подключили sms.ru для быстрого оповещения клиентов о стадии заказа.

Подключили электронную почту

Интеграция электронной почты с CRM устранила разброс клиентских сообщений по разным системам и сократила скорость ответов.

Подключили CRM-формы

Все обращения с сайта сразу попадают в CRM-систему, по очереди распределяются по сотрудникам отдела продаж.

Единый кан-бан задач

Благодаря связке CRM и задач, комментариям к задачам и чатам – коммуникации меду отделами получили оцифровку, и ускорили процесс согласований.

Обучение

И, конечно, внедрение CRM не имело бы смысла без обучения сотрудников правильно использовать инструмент. Помимо нескольких часов онлайн-обучения, мы подготовили видео-скринкасты по основам работы в CRM, чтобы упростить сотрудникам введение в работу в CRM.