CRM для рекламного производства

Клиент обратился к нам за помощью по корректировке выполненных настроек и далее настройке сложных бизнес-процессов, предыдущий подрядчик не справился с данной задачей.

Особенность процессов в компании клиента

Мед оборудование поставляется из-за границы, от дилеров из России, отдельное оборудование может быть в наличии, а другое только под заказ. При этом в одном заказе могут быть несколько товаров с отличными друг от друга способами оплаты и доставки. В такой ситуации трудно уследить за всеми процессами, многие из которых идут параллельно друг другу, требуют отдельного согласования от руководителя.

Свои задачи мы сформулировали так:

1. Максимально ограничить менеджера от возможных ошибок, регламентировать действия сотрудника;
2. Отслеживать ход поставки каждого отдельного товара;
3. Автоматизировать систему оплаты, выставление счетов по расписанию, ограничить ошибки менеджера в неверном вводе данных по суммам в счетах;
4. Автоматический переход по стадиям сделки не зависимый от менеджера, но зависимый от текущего состояния поставки товаров;
5. Организация системы уведомлений и напоминаний по сделке.

Подготовительные работы / Корректировки зоны CRM

Настроили правильные стадии воронки, подготовили справочники;

Подготовили пользовательские поля для настройки бизнес-процессов;

Подключили CRM-формы для сбора лидов с сайта.

Автоматизация работы в зоне CRM

Настроить основной процесс, который отвечает за переход по стадиям воронки в сделке, и настроить несколько микропроцессов, включенный в основной бизнес-процесс, решающие точечные задачи. По итогу были настроены:

Основной бизнес-процесс с условиями по переходу по стадиям воронки.

Стадия сделки «Новая» - запускается бизнес-процесс квалификации клиента

Стадия сделки «Согласование договора» - бизнес-процесс согласования договора с клиентом и директором

Стадия сделки «Предоплата - бизнес-процесс заполнения пользовательских полей в зависимости от типа оплаты

Стадия «Заказ отправлен» - бизнес-процесс со статусами для отслеживания движения каждого товара в отдельности. Статусы: оформление / отправлен / на таможне / на складе / отгружен клиенту. На каждом статусе движения товара дополнительно реализованы свои микропроцессы, контролирующие работу менеджера.

Стадия «Таможенное оформление» - процесс проверки статуса заказа.

Стадия «На складе» - контроль отгрузки товаров.

Стадия «Отгружен клиенту» - система с помощью задач/заданий/уведомлений напоминает о необходимости оплаты по сделке и подписания всех закрывающих документов.

И завершается основной бизнес процесс стадией «Оплата заказа».

Результат

Сократили время на работу с заказами за счет оптимизации действий сотрудников и контроля переходов по статусам. Сделали работу менеджеров понятной и контролируемой.